Smart working: tutto quello che c’è da sapere

In Europa e nel mondo il Lavoro Agile (o smart working) è una soluzione adottata già da tempo da molte attività e PMI (Piccole e Medie Imprese); in Italia, invece, è un aspetto lavorativo relativamente nuovo, legato soprattutto alle professioni digitali emergenti e ai freelance.

L’attenzione verso il “lavoro smart” o da remoto sta crescendo grazie anche ai dati incoraggianti che arrivano dalle aziende estere che già adottano questa tipologia di lavoro particolarmente flessibile per i lavoratori dipendenti.

Gli ultimi dati diffusi dal Politecnico di Milano rivelano che nel 2019 i progetti strutturati (caratterizzati dall’organizzazione formale gerarchica e una rigida distribuzione dei ruoli) gestiti da remoto sono aumentati del 4% mentre quelli informali (progetti basati di fatto su norme non scritte e incentrati di più sulle relazioni tra persone) gestiti da remoto sono aumentati del 2%. 

Negli ultimi giorni lo smart working è diventato di grande attualità come soluzione di tutela per i lavoratori in una situazione di emergenza come quella che stiamo vivendo con il Coronavirus (#iorestoacasa).

Smart working: cos’è?

Lo smart working può essere definito come una nuova filosofia di lavoro fondata sulla flessibilità e sulla responsabilità del lavoratore che potrà gestire con più autonomia il lavoro anche da remoto e non necessariamente in sede.

Secondo il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali il Lavoro Agile è una modalità di svolgimento della prestazione di lavoro che rimuove vincoli di orari e di spazio. Lo smart working però non deve essere banalizzato al semplice “lavorare da casa” con il proprio PC portatile o facendo chiamate Skype via tablet perché nella realtà richiede un’evoluzione aziendale, formazione e grande capacità organizzativa. Ci sono una serie di normative e regole da seguire per poter operare in totale sicurezza a partire dall’arredamento del proprio angolo ufficio e dalla scelta dello spazio di lavoro.

Smart working: una misura di emergenza per non fermare le aziende

Con l’emergenza Coronavirus in Italia lo Stato e le aziende non hanno potuto che adeguarsi, incoraggiati anche dai dati positivi dell’esperimento di smart working avvenuto in Cina nei mesi scorsi. Le aziende che ne hanno avuto la possibilità, soprattutto in Lombardia e in Veneto, hanno invitato e sostenuto i dipendenti a diventare smart workers per evitare di fermare del tutto la produzione senza però rinunciare alla sicurezza dei lavoratori.

Il Lavoro Agile, certamente non bloccherà del tutto la diffusione del virus ma sicuramente è una misura preventiva di tutela per attenuare rischi e contenere disagi, proteggendo quante più persone possibili da un eventuale contagio.

Le regole dello smart working in Italia

La normativa del Lavoro Agile in Italia è attiva dal 2017 e di recente, in occasione delle misure di sicurezza per contenere la diffusione del Coronavirus, sono state aggiornate e puntualizzate per renderle note anche ai lavoratori che si accingono in questi giorni ad iniziare un’attività di lavoro da remoto.

• Sicurezza del luogo: il punto principale dell’informativa sul Lavoro Agile riguarda la sicurezza del luogo scelto per svolgere la propria attività. È importante quindi scegliere uno spazio sicuro e che soddisfi i basilari requisiti igienico-sanitari richiesti per i locali privati. È inoltre suggerita la scelta di un luogo di lavoro silenzioso tale da non disturbare la regolare attività lavorativa.
• Servizi igienici disponibili: fondamentale la presenza di bagni a norma e accessibilità all’acqua potabile.
• Ambiente sano con temperature idonee: le pareti non devono presentare muffe ed è importante che la temperatura di lavoro sia adeguata al fine di poter garantire la salute e lo svolgimento delle attività, è fondamentale che le caldaie siano a norma e che abbiano eseguito la regolare pulizia imposta per legge.
• Impianto di illuminazione artificiale: la qualità di vita e di lavoro è basilare, è imprescindibile la presenza di luci artificiali per garantire un comfort visivo.
• Ricambio d’aria: è necessaria la presenza di una finestra per un ricambio d’aria naturale o la presenza di una ventilazione meccanica ma è importante anche la posizione della postazione di lavoro, che non deve essere esposta a correnti d’aria.
• Pause e cambio posizione: le pause sono un diritto, anche per chi lavora da casa. Periodicamente è necessario distaccarsi dagli schermi luminosi di computer e smartphone ma soprattutto alzarsi per sgranchire le gambe e se possibile fare una breve passeggiata.
• Attenzione ai riflessi sugli schermi: lo schermo deve essere posto perpendicolarmente alla finestra e ad una distanza tale da evitare riflessi; notebook e tablet hanno uno schermo molto riflettente ed è quindi consigliato anche prestare attenzione alla regolazione della luminosità.
• Notebook: il computer scelto dovrà essere posizionato su un supporto adeguato offrendo un comodo appoggio per le braccia. Il piano di lavoro, di colore opaco e non riflettente, dovrà avere una superficie sufficientemente ampia.
• Seduta adeguata: durante il lavoro alla scrivania è fondamentale che la schiena sia mantenuta appoggiata al sedile della sedia da ufficio e che la seduta sia comoda e sicura garantendo l’appoggio della zona lombare.
• Tablet e smartphone: questa tecnologia è perfetta per gestire documenti e posta elettronica ma è fondamentale effettuare pause limitando la digitazione continua ed evitare di utilizzare questi dispositivi per la scrittura di testi lunghi, in quel caso è opportuno l’impiego di un notebook. In caso gli smartphone vengano utilizzati per call frequenti è necessario l’utilizzo di auricolari.

I vantaggi dello smart working (non solo per le aziende)

In Italia, gli esperimenti dello smart working sono ancora relativamente pochi ma dalle PMI estere arrivano statistiche incoraggianti. I vantaggi sono davvero numerosi e il primo riguarda proprio i dipendenti che acquisiscono allo stesso tempo maggiori responsabilità ma anche flessibilità crescendo come professionisti.

I dati divulgati dalle PMI, inseriti nello studio del Politecnico di Milano, dimostrano un incremento di produttività pari circa il 15% per lavoratore ed è sicuramente una percentuale rassicurante per le aziende che stanno pensando di abbracciare il lavoro da remoto, non solo come soluzione d’emergenza.

Inoltre, analizzando le statistiche, le attività che hanno scelto di offrire questa modalità di lavoro hanno registrato una riduzione dell’assenteismo, garantendo quindi una continuità maggiore alle attività.

Se in molti riconoscono il beneficio economico che gioverebbe alle aziende c’è anche un altro aspetto da valutare, i vantaggi che avrebbero i lavoratori. Un beneficio che i dipendenti registrano è proprio la possibilità di avere flessibilità sugli orari ma soprattutto il guadagno del tempo libero che prima veniva investito negli spostamenti.

Altro giovamento, che si è avuto modo di verificare anche in questi giorni, è a favore dell’ambiente: le riduzioni di emissioni di CO2 potrebbero diminuire in un anno di oltre 130 kg se si svolgessero da remoto le attività che lo consentono.

Gli svantaggi dello smart working

Il lavoro da remoto non è tutto rose e fiori: molto dipende dalla singola maturità lavorativa del dipendente che acquisisce sicuramente molta autonomia ma anche altrettanta responsabilità. Per chi sceglie il Lavoro Agile contano molto i risultati portati, è quindi fondamentale imparare a gestire al meglio il tempo.

La critica più grossa mossa allo smart working è quella dell’isolamento, nonostante la tecnologia agevoli le comunicazioni in realtà si è soli nell’ambiente di lavoro scelto e la mancanza di rapporti umani e confronti si fa sentire sul lungo periodo. Molte aziende estere, ad esempio, per ovviare a questo problema permettono l’alternanza del lavoro da remoto con giornate in azienda.

Ultima problematica legata al Lavoro Agile è quella della distrazione data dalla mancata separazione tra lavoro domestico e lavorativo; spesso infatti per i primi periodi i lavoratori lamentano una difficoltà nella pianificazione delle attività. La migliore soluzione è la formazione da parte dell’azienda che dovrà offrire supporto nello sviluppo delle competenze specifiche per un proficuo lavoro da remoto.